【員工不適任，老闆真正缺的不是資遣知識，而是管理過程】
現在不只是老闆知道資遣要有理由，員工也知道可以申訴、調解，甚至提起訴訟。
所以，真正的問題早就不是：
「員工不適任，可不可以請他離開？」
而是：
「公司有沒有辦法證明，這名員工確實不能勝任工作，而且公司已經給過合理的改善機會？」
依法，員工對所擔任的工作「確不能勝任」時，雇主才可能依《勞動基準法》第11條第5款預告終止勞動契約；而且在可合理期待的範圍內，仍應先評估輔導、訓練、調職或其他較輕的處理方式，資遣應是不得已的最後手段。
但很多公司最常發生的問題是：
平常沒有說、沒有寫、沒有追蹤，等到想請員工離開時，才開始說：
「他以前就常常這樣。」「大家都覺得他不適合。」「我已經忍他很久了。」
這些話即使是真的，沒有當時的紀錄與佐證，發生爭議時仍可能很難證明。
所以，面對不適任員工，老闆至少要做好以下三個管理步驟。
一、先確認事實，不要只憑感覺或轉述
主管說員工表現不好，不代表事實已經成立。
公司要先把「人、事、時、地、物」確認清楚：
是哪一項工作沒有完成？原本要求的標準是什麼？錯誤發生在什麼時間、地點？造成什麼影響或損失？有沒有工作紀錄、訊息、報表、客訴或其他佐證？主管是否已經實際查核？
不要只因為某位同仁說「他很難配合」，就直接認定對方不適任。
管理必須建立在可以確認的事實上，而不是情緒、印象或人際關係。
二、當下說清楚，不要等到資遣時才翻舊帳
有些員工不是不願意改善，而是不知道公司真正要求的是什麼。
也可能是主管認為已經講過，但員工理解的內容完全不同。
因此，問題確認後，公司應該直接與員工面談，清楚說明：
目前發生了什麼問題；與職務標準之間有什麼落差；公司希望他具體改善哪些行為；改善期間多久；由誰提供協助；公司將如何確認改善結果；未改善可能產生什麼後續處理。
重點不是只說一句：
「你要再積極一點。」「態度要改善。」「不要再犯了。」
這些內容太模糊，員工不知道如何執行，公司之後也無法客觀判斷他到底有沒有改善。
改善要求應該盡量具體，例如：
「客戶訊息應於當日工作時間內完成回覆。」「每日下班前完成訂單核對及紀錄。」「未經主管確認，不得自行變更報價。」「未來30日內，相同作業錯誤不得再次發生。」
面談後，最好留下訪談紀錄、改善計畫或書面確認，讓雙方對問題、改善方式及期限有一致認知。
三、有約定就要追蹤，不能寫完就算了
公司給予改善機會，不是請員工簽完一張改善單，就可以直接等時間到了資遣。
改善期間內，公司仍應持續追蹤：
有沒有依約完成？主管有沒有提供必要協助？改善標準是否合理且與職務相關？是否有定期回饋？員工提出的困難，公司是否了解及處理？改善後是否仍反覆發生相同問題？
如果員工在明確告知、合理協助及改善期間後，仍然反覆發生相同錯誤，或無法達到職務基本要求，公司才比較有基礎進一步評估後續處理。
但要注意，員工「曾經答應改善」或「簽了改善紀錄」，並不代表公司之後一定可以合法解僱。
公司仍應依個案情節，判斷問題是否已達到「確不能勝任工作」的程度，以及是否已無其他合理替代方式。
真正有用的不是一張簽名文件，而是一整段完整、合理且可以被證明的管理過程。
若經過確認、溝通、輔導、改善及追蹤後，員工仍確實無法勝任，公司決定依法資遣，以下程序也不能漏：
① 預告期間
工作3個月以上未滿1年者，應提前10日預告；工作1年以上未滿3年者，應提前20日預告；工作3年以上者，應提前30日預告。
工作未滿3個月者，《勞動基準法》沒有明定法定預告期間，但仍應確認勞動契約、工作規則或公司是否另有較優約定。
未依法提前預告時，公司通常須給付預告期間工資。
② 謀職假
在法定預告期間內，員工為另找工作，可以在工作時間請謀職假。
每星期不得超過2日，請假期間工資照給。
③ 資遣費
公司應依適用的退休金制度、工作年資及平均工資依法計算資遣費，不能以公司自行決定的金額或紅包取代。
④ 資遣通報
雇主原則上應在員工離職10日前，向當地主管機關及公立就業服務機構辦理資遣通報。
員工工作未滿10日，或符合大量解僱等特殊情形時，應再依個案確認通報期限及規定。
⑤ 離職證明文件
勞動契約終止時，勞工要求發給服務證明書，雇主不得拒絕。
如屬非自願離職，公司也應依法開立相關證明，供員工辦理失業給付或就業服務使用。
現在勞資爭議中，員工提出申訴並不代表公司一定違法；同樣地，公司認為員工不適任，也不代表資遣就一定合法。
最後看的仍然是：
事實是否存在；工作標準是否清楚；員工是否知道問題；公司是否提供合理改善機會；改善結果是否確實追蹤；資遣是否已經是不得已的最後手段；程序與相關費用是否依法完成。
真正成熟的管理，不是忍到受不了才翻舊帳，也不是只靠一張切結書保護公司。
而是在問題發生時，就把事實確認清楚、把要求說明白、把改善方式約定好，並把每一次管理過程留下完整紀錄。
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